Noi măsuri în domeniul societăților privind organizarea și desfășurarea reuniunilor organelor statutare

În contextul în care autoritățile au impus măsuri care au restrâns gradual circulația persoanelor și care au limitat posibilitatea de a desfășura acțiuni ce presupun reunirea unor grupuri de persoane, a devenit dificil de organizat adunări generale ale acționarilor/asociaților sau ale organelor colegiale de administrare și conducere.

Chiar în condițiile în care starea de urgență va fi ridicată începând cu 15 mai, recomandările sunt deja în sensul în care restricțiile de distanțare socială să fie respectate în continuare.

Guvernul a venit astfel în întâmpinarea societăților care nu au prevăzut prin actul lor constitutiv posibilitatea de a desfășura adunările generale prin corespondență și încurajează societățile reglementate de Legea societăților nr. 31/1990 să folosească mijloace legale alternative pentru a-și putea continua și adapta funcționarea la noile realități.

În acest sens, Ordonanța de urgență nr. 62/2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare („OUG”), publicată în data de 8 mai 2020, cuprinde aspecte de noutate cu caracter temporar care permit adoptarea de către organele societare de măsuri rapide, fără a fi necesară prezența fizică a membrilor acestora.

1. Modalități de convocare a adunărilor generale

Potrivit OUG, adunările generale ale acționarilor/asociaților pot fi convocate prin:

a) modalitățile legale existente prevăzute de art. 117 alin. (3) din Legea societăților: publicarea convocatorului în Monitorul Oficial și într-un ziar de largă răspândire; sau prin

b) orice mijloace de comunicare la distanță, care asigură transmiterea textului, cu condiția ca fiecare acționar/asociat să comunice/să fi comunicat în scris administratorilor/consiliului de administrație/directoratului adresa poștală sau, după caz, cea de poștă electronică, numărul de telefax ori alte coordonate la care poate primi corespondența cu societatea.

Noutatea este că organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală va decide care este cea mai potrivită modalitatea de convocare, având la îndemână și posibilitatea de a combina modalitățile de convocare de mai sus, indiferent ce prevede actul constitutiv.

Desigur că în continuare nimic nu oprește acționarii/asociații să renunțe în unanimitate la formalitățile prevăzute pentru convocarea adunărilor generale.

2. Desfășurarea adunărilor generale

Chiar în cazul în care actul constitutiv interzice sau nu prevede posibilitatea desfășurării adunărilor generale prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, organul statutar competent să convoace adunarea generală poate decide desfășurarea acestora prin una dintre metodele de întrunire reglementate de OUG.

Desfășurarea adunărilor prin corespondență presupune că participanții nu se află fizic în același loc și nu pot comunica direct și în timp real cu ceilalți acționari/asociați și participanți la adunare. În schimb, dacă participanții pot discuta în timp real în cadrul adunării, chiar dacă nu se află fizic în același loc, adunarea nu se consideră desfășurată prin corespondență, ci este vorba despre o comunicare directă, la distanță.

a) Adunările generale ținute exclusiv prin corespondență

În acest scenariu, unele reguli care țin de prezența fizică a acționarilor/asociaților sunt incompatibile cu modalitatea ținerii adunării prin corespondență. De asemenea, directorii și membrii consiliului de administrație sau, după caz, membrii directoratului și cei ai consiliului de supraveghere sau administratorul ori administratorii care în mod normal ar fi trebuit să participe la adunarea generală a acționarilor/asociaților, nu pot fi ținuți de această obligație în cazul adunărilor ținute exclusiv prin corespondență.

Acționarii/asociații își comunică votul prin corespondență în modalitățile indicate în convocator, astfel încât acesta să fie primit de societate până la data ținerii ședinței.

Președintele consiliului de administrație ori administratorul cu puteri de reprezentare sau, după caz, președintele directoratului sau un împuternicit al acestora, alături de un secretar tehnic, dacă este posibil, vor întocmi și semna un proces verbal în care vor fi indicate, printre altele, îndeplinirea formalităților de convocare conform OUG și hotărârile adoptate și numărul de voturi exprimate pentru fiecare opțiune de vot aferente fiecărui punct al ordinii de zi care este supus votului și, după caz, modul în care acționarii/asociații au votat asupra fiecărui punct al ordinii de zi.

b) Adunările generale ținute prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță

Organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală poate decide ca aceasta să se desfășoare prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, precum teleconferința sau videoconferința, cu respectarea caracterului secret al votului, dacă este cazul, şi a dreptului de exercitare a votului prin corespondență.

În această modalitate de desfășurare a adunărilor, dezbaterile păstrează un caracter interactiv care permite exprimarea opiniilor și schimbul de idei între participanți.

Mijloacele electronice de comunicare la distanță trebuie să îndeplinească condițiile tehnice care sunt compatibile cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un număr cât mai mare de sisteme de operare și conectarea cu rețele publice fixe sau mobile de comunicații electronice și care asigură transmisiunea continuă și în timp real și comunicarea bidirecțională în timp real, astfel încât acționarii/asociații să se poată adresa de la distanță adunării generale, să participe, în mod efectiv, la dezbaterea fiecărui punct pe ordinea de zi, să își exprime votul și să poată verifica ulterior modul în care s-a votat în adunare.

La adunarea generală ținută prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță se va întocmi un proces verbal.

3. Alte prevederi

Hotărârea adunării generale a acționarilor/ asociaților va fi întocmită și semnată cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică extinsă de către președintele consiliului de administrație ori administratorul cu puteri de reprezentare sau, după caz, de către președintele directoratului sau de către o persoană împuternicită de aceștia. Pentru a fi opozabile terților, hotărârile adunărilor generale ale acționarilor și hotărârile adunărilor generale ale asociaților prin care se modifică actul constitutiv vor fi depuse la oficiul registrului comerțului, spre a fi menționate în registru și publicate în Monitorul Oficial al României, partea a IV-a.

Chiar și având la îndemână prevederile OUG, este posibil ca unele societăți să întâmpine în continuare dificultăți în organizarea adunărilor generale în această perioadă. În acest sens, potrivit noilor reglementări, adunările ordinare nu sunt obligate să se întrunească în termenul de 5 luni de la încheierea exercițiului financiar, ci cel târziu până la data de 31 iulie 2020. Corelativ cu amânarea datei pentru adunarea generală ordinară care trebuie să aprobe și situațiile financiare anuale, Ordonanța de urgență nr. 48/2020 privind unele măsuri financiar-fiscale a prorogat termenul pentru depunerea situațiilor financiare anuale aferente exercițiului financiar 2019, respectiv a raportărilor contabile anuale încheiate la 31 decembrie 2019, până la data de 31 iulie 2020 inclusiv.

Atenție deosebită trebuie acordată poziției activelor nete ale societății, determinate ca diferență între totalul activelor și totalul datoriilor acestora, astfel cum rezultă din situațiile financiare aprobate conform legii, în special de către acele societăți care au avut în trecut poziția activului net mai mică de jumătate din valoarea capitalului social subscris, întrucât efectele pandemiei ar putea avea un impact sever asupra poziției activelor nete. În mod normal, în cazul în care activul net este negativ, consiliul de administrație, respectiv directoratul trebuie să convoace de îndată adunarea generală extraordinară pentru a decide dacă societatea trebuie dizolvată. Potrivit noului OUG, până la data de 31 iulie 2020, consiliul de administrație, respectiv directoratul nu este ținut de această obligație de convocare.

Alte prevederi din OUG vizează posibilitatea inclusiv a organelor societare colective de administrare, supraveghere și/sau ale directoratului de a desfășura ședințele prin mijloace de comunicare directă la distanță, cu garantarea principiului colegialității deliberărilor.

4. Aplicarea în timp a OUG

Prevederile OUG sunt aplicabile și adunărilor generale ale asociaților/acționarilor:

(i) convocate pe durata stării de urgență, dar care sunt întrunite ulterior încetării acestei stări, precum și adunărilor

(ii) convocate și întrunite în primele 2 luni după încetarea stării de urgență.

De asemenea, adunările generale ale acționarilor/asociaților convocate anterior intrării în vigoare a prezentei OUG, dar pentru care ținerea ședinței este stabilită pentru o dată ulterioară instituirii stării de urgență pot opta pentru desfășurarea adunării prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță.

În măsura în care, după instituirea stării de urgență, dar înainte de intrarea în vigoare a OUG, acționarii/asociații au decis în unanimitate desfășurarea adunărilor generale și exercitarea votului în una din modalitățile prevăzute de OUG, hotărârea astfel adoptată nu va fi putea fi anulată pentru nerespectarea modalităților de desfășurare și exercitare a dreptului de vot.

Ținând cont de faptul că inclusiv în perioada următoare ridicării stării de urgență, unele reguli de distanțare socială vor trebui respectate în continuare, dar și de faptul că societățile trebuie să își adapteze constant și rapid strategia de afaceri, folosirea alternativelor de convocare și desfășurare a adunărilor generale ale acționarilor/asociaților și ale organelor de administrare și conducere fără prezența fizică a membrilor acestora, va fi opțiunea folosită din ce în ce mai des în viața societară.