Ziua zero după încetarea stării de urgență – kit-ul de măsuri pentru tranziția către o „nouă” normalitate

​​Dacă până la data de 15 mai 2020 regula principală este clară și destul de tranșantă: “#STAYHOME”, începând cu data de 16 mai, lucrurile nu mai sunt atât de clare.

Știm că nu vom mai completa o declarație pe proprie răspundere pentru a ieși la alergat și ne pregătim stocurile de măști de protecție și viziere pe care să le purtam în spațiile închise, dar nu este clar cum ne vom întoarce la birou, cum vor arăta întâlnirile de birou și afaceri, cum se vor semna tranzacțiile viitoare și, pe scurt, cum readucem businessul și viața de zi cu zi într-un punct apropiat de cel de dinainte de coronavirus.

Credem că această zonă gri poate fi însă clarificată cu un set de măsuri pe care le anticipăm a fi foarte utile începând chiar cu ziua zero după încetarea stării de urgență.

1. Înapoi la birou – măsuri pentru o tranziție în siguranță de la work from home la work from the office.

În acest sens au fost deja elaborate o serie de măsuri cu caracter de recomandare atât la nivel național cât și la nivel european.

Cu toate acestea, măsurile practice care ar trebui avute în vedere de angajatori pentru întoarcerea la birou a angajaților trebuie personalizate în funcție de specificul activității și de organizarea internă a fiecărui angajator putând include, printre altele:

• Reașezarea birourilor în așa fel încât să fie respectate regulile de distanțare socială.
• Unde spațiul sau suprafața birourilor nu permite, elaborarea unui program de lucru în ture la birou, în așa fel încât să se evite prezența unui număr mare de angajați în același timp într-un spațiu limitat. Programul poate fi organizat pe intervale orare sau pe săptămâni, cu recomandarea igienizării spațiilor între schimburile de ture ale angajaților.
• Renunțarea la work from home ar putea avea loc gradual, în funcție de evoluția cazurilor noi de coronavirus, cu o creștere regulată a prezenței la birou a angajaților de la săptămână la săptămână.
• Punerea la dispoziția angajaților a unor mijloace de protecție adecvate: măști, mănuși, viziere, soluții dezinfectante.

2. Înapoi pe teren – măsuri pentru reînceperea activității angajaților care desfășoară munca în teren

• Implementarea de către angajator a unor sisteme de call center / video center funcționale permanent pentru a se încerca, în prima fază, în măsura posibilă remedierea funcționării unor sisteme / analiza situațiilor de la distanță. Sistemul ar putea fi similar celor de consultații medicale online adoptate în prezent de anumite rețele medicale private.
• Pentru angajații pentru care va fi necesară deplasarea pe teren, este obligatoriu ca angajatorul să le pună acestora la dispoziție mijloace de protecție adecvate: măști, mănuși, viziere, soluții dezinfectante.

3. Încheierea tranzacțiilor în perioada post-coronavirus

• Ar fi prudent ca negocierile de tranzacții și întâlnirile de business să păstreze, pentru o perioadă, forma conferințelor video pe platformele online.
• În ceea ce privește încheierea tranzacțiilor și semnarea acestora în fața notarului, un prim remediu pentru a limita riscurile și contactul uman este ca părțile să se prezinte pe rând în fața notarului, la ore prestabilite.
• De asemenea, pentru proiectele care necesită negocieri pe termen lung, pregătire a documentației sau alte etape pregătitoare, părțile pot încheia, în prima fază, promisiuni pentru transferul drepturilor reale (sub semnătură privată) în locul actelor de transfer propriu-zise, urmând ca încheierea actelor în forma autentică să aibă loc într-o etapă subsecventă.

4. Relațiile contractuale în desfășurare

• Dacă perioada stării de urgență a fost polarizată în zona solicitărilor de amânări / suspendări ale obligațiilor contractuale, anticipăm că perioada post-coronavirus va avea o componentă puternică, reprezentată de renegocierile și adaptările contractuale bazate pe cifre și consecințe exacte, întrucât partenerii contractuali vor avea o evidență clară a fluctuației businessurilor pe durata stării de urgență.
• Anticipăm un argument puternic de partea societăților din domeniul horeca – acestea vor avea un punct întemeiat de negociere bazat pe situațiile financiare din lunile martie – mai și vor putea ghida negocierile și pentru perioada post-coronavirus, când este de așteptat ca reactivarea businessurilor din această zonă să aibă loc într-un ritm foarte lent.
• În același timp însă, pentru societățile care în perioada stării de urgență au avut o activitate intensă – e.g. firme de curierat, producători de substanțe dezinfectante etc. – este de așteptat ca eventualele inițiative de renegociere a contractelor să fie mai dificile în lipsa unor rezultate financiare care să reflecte scăderi semnificative.

5. Cash vs card

• România nu ocupă un loc fruntaș la numărul de plăți cu cardul pe cap de locuitor, însă cu siguranță pandemia de coronavirus și toate regulile de igienă sunt acum un argument mult mai puternic în favoarea folosirii cardurilor și a optării pentru plățile contactless.
• Anticipăm că acest trend va fi în continuare ascendent, impunând deci alinierea tuturor comercianților, indiferent de specificul lor, la sistemul de plăți cu cardul, dar și permanenta adaptare și perfecționare a sistemelor de tranzacții online și de procesare plăți.

6. Timp liber

• Deși nu anticipam accesul la activitățile din această arie în intervalul de timp imediat următor – e.g. cinema, teatru, concerte, competiții sportive etc. – cel mai probabil regulile de distanțare sociala vor rămâne în vigoare o perioadă semnificativă de timp. Prin urmare, și în acest sector se va impune probabil menținerea unor locuri libere între spectatori, măsuri mai stricte de igienizare a sălilor și inclusiv existența unor aparate de măsurare a temperaturii persoanelor, pentru a limita cât mai mult riscurile de infectare. Cu privire la luarea temperaturii, este de notat că, în măsura în care nu se prelucrează / stochează în niciun fel numele și prenumele vizitatorului, valorile temperaturii nu constituie per se date cu caracter personal în sensul GDPR (sunt date anonimizate). Astfel, chiar dacă vorbim de date medicale sensibile, acestea nu vor pot conduce la identificarea persoanei vizate, prin urmare o astfel de măsură ar fi conformă cu prevederile legislației privind protecția datelor.
• În ceea ce privește competițiile sportive în aer liber, credem că acestea vor fi reactivate înaintea celor în spații închise, însă cel mai probabil într-o structură diferită și cu un număr limitat de persoane.

Această pandemie va aduce schimbări masive în business, strategia de consum și viața de zi cu zi. Însă alegerile corecte și setul potrivit de măsuri vor contribui la o tranziție ușoară și sigură către „noua” normalitate, precum și evitarea într-o mare măsură a riscurilor inerente pandemiei de coronavirus.