Direkt marketinget szeretnék küldeni - a GDPR alapján mire kell figyelnem?

Direkt marketinget szeretnék küldeni - a GDPR alapján mire kell figyelnem?

Új ügyfelek szerzésére jó módszer lehet az, ha egy cég a szolgáltatásait, termékeit úgy reklámozza, hogy a potenciális ügyfeleknek promóciós e-mailt küld. A GDPR lehetővé teszi direkt marketing küldését, azonban fontos tisztában lenni azzal, hogy mikor jár el jogszerűen a cég ilyen e-mail elküldésekor, mivel a jogszerűtlen adatkezelés adatvédelmi bírsággal járhat.

Mikor alkalmazandó a GDPR?

A GDPR egy európai uniós rendelet, ami közvetlenül alkalmazandó Magyarországon. A GDPR személyes adat kezelése esetén alkalmazandó – adatkezelésnek minősül például az e-mail küldés és az e-mail cím gyűjtése, lementése, ha az e-mail cím személyes adatot tartalmaz.

Ezért az e-mail cím esetében először azt kell megállapítani, hogy személyes adatnak minősül-e, vagy sem, mert ettől függ, hogy a GDRP alkalmazandó-e. A GDPR tágan határozza meg a személyes adat fogalmát; bármilyen információ, ami azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozik. Elsőre egyértelműnek tűnhet, hogy mi minősül személyes adatnak, de a szabályozás megítélése nem mindig ilyen egyszerű.

Egy e-mail címnek nem kell feltétlenül az érintett teljes nevét tartalmaznia ahhoz, hogy személyes adatnak minősüljön. Az a fontos, hogy az adatkezelő, azaz a direkt marketinget küldő cég az e-mail cím alapján be tudja-e azonosítani az adott személyt. Ha egy e-mail cím például csak egy keresztnevet tartalmaz, viszont az adatkezelő cégnek rendelkezésre állnak más adatok is az e-mail címhez köthető személyről, mint például anyja neve vagy születési ideje és helye, és tudja, hogy ez a személy használja az e-mail címet, akkor az e-mail cím személyes adatnak minősül és a GDPR alkalmazandó.

Ha egy e-mail cím általános kifejezést tartalmaz, mint például „info@” vagy „office@”, akkor azt gondolnánk, hogy erre az e-mail címre biztosan nem vonatkozik a GDPR. Azonban, ha az adatkezelő cég számára ismert, hogy azt az e-mail címet egyedül egy személy használja, és azt a személyt be tudja azonosítani, akkor egy általános kifejezést tartalmazó e-mail cím is személyes adatnak minősülhet.

Milyen forrásból lehet az e-mail címet gyűjteni?

Ha egy cég olyan e-mail címeket szeretne gyűjteni, amikre marketing megkeresést küldene, akkor meg kell vizsgálni, hogy az e-mail címet milyen céllal tették közzé, és meg kell győződni róla, hogy ebbe a közzétételi célba beletartozik-e, hogy a cég marketing e-mailt küldjön.

Milyen tartalmi elemmel kell az e-mailnek rendelkeznie?

Az e-mailben fel kell tüntetni egy tájékoztatást a tiltakozási jog gyakorlásáról. Ez azt jelenti, hogy a címzettet tájékoztatni kell, hogy bármikor díjmentesen kérheti a feladótól, hogy a továbbiakban a részére marketing e-maileket ne küldjön és a cég az e-mail címét marketing célból ne kezelje tovább.

Fontos, hogy ezt a tájékoztatást jól észrevehetően, a többi szövegrésztől elkülönülten kell feltüntetni e-mailben.

Mi a teendő, ha a címzett él a tiltakozáshoz való jogával?

Abban az esetben, ha a címzett kéri a cégtől, hogy többet a részére marketing e-mailt ne küldjenek és az e-mail címét ne kezeljék tovább marketing célból, akkor a cégnek nincs mérlegelési lehetősége, hanem a GDPR alapján köteles ennek a kérésnek eleget tenni.

A cég a kérelem teljesítése során nem csak arra köteles, hogy további marketing e-mail küldésétől tartózkodjon, hanem arra is, hogy marketing célból ne kezelje tovább az e-mail címet, azaz a saját belső rendszeréből, például a marketing listájáról törölje az e-mail címet. Ezen felül egy tájékoztatást kell küldeni a címzettnek arról, hogy az e-mail címet a cég a továbbiakban már nem kezeli marketing célból.

Mi lehet a következménye a GDPR megsértésének?

Ha a cég a marketing e-mailt nem a GDPR rendelkezéseinek megfelelően gyűjti vagy küldi el, a címzett kérése ellenére nem törli az e-mail címet, vagy további marketing e-mailt küld, akkor a címzett panasszal fordulhat a bírósághoz vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH). A NAIH a panasz alapján eljárást kezdeményezhet, amiben megvizsgálja, hogy a cég adatkezelése jogszerű volt-e vagy sem.

Ha a NAIH arra a megállapításra jut, hogy az adatkezelés nem volt megfelelő - például a cég a címzett kérése ellenére újabb marketing e-mailt küld - akkor adatvédelmi bírságot szabhat ki. Ezen felül, ha a NAIH az ügyet kiemelkedő súlyúnak ítéli meg, akkor dönthet úgy, hogy a jogsértést megállapító határozatot közzé teszi a weboldalán. Ebben az esetben az adatkezelést megsértő cég, a tényállás, és a kiszabott pénzbírság mértéke is nyilvánosan elérhetővé válik.

Fontos, hogy a cég az adatkezelése során végig betartsa a GDPR rendelkezésit, ezért alaposan meg kell vizsgálni, hogy az e-mail cím személyes adatnak minősül-e, illetve az e-mail cím gyűjtése, a direkt marketing küldése és tartalma megfelel-e a GDPR-nak.